Une réunion importante sur un projet d'une grande ampleur. Les participants paraissent intéressés et impliqués, les idées fusent, les pistes concrètes se dessinent. Arrivés à la fin de la réunion, il devient évident qu'un travail en sous-groupes sera nécessaire afin d'approfondir un sujet, ce qui permettra d'avancer le grand projet par la suite. Tout le monde est pressé de partir, on fait donc rapidement appel aux volontaires pour travailler les sujets en question, quelques téméraires lèvent la main. Très bien, merci et au revoir. Plus d'une semaine plus tard, il ne s'est rien passé...
Cette situation vous parle ? Je suis certaine que oui ! A la sortie d'une réunion, même la plus productive, avec une liste générale de tâches en main (ou encore mieux : un compte rendu reçu des jours plus tard) nous sommes rattrapés par notre quotidien, remettons les choses à plus tard en attendant d'être relancés, ou ne sommes simplement pas trop emballés par les actions proposées... Les raisons sont multiples, et toutes bonnes. Ainsi, les fameuses listes de tâches prennent poussière sur le bureau, titillant de temps en temps notre esprit quand le regard se pose dessus, « c'est pour quand ça déjà ? ».
Je suis sûre que vous vous reconnaissez dans ce portrait !
Mon astuce
Et si je vous disais, qu'il existe une méthode très simple pour inciter les participants d'une réunion à s'investir et à avancer dans la suite ? Vous levez le sourcil ? Ça vous intéresse ? Je vous livre alors mon secret qui consiste en 3 mots : QUI – QUOI – QUAND. En matière de simplicité, on est plutôt pas mal, non ? Toute la magie se cache dans la bonne utilisation de cette formule.
Dans l'ordre du jour de votre réunion, prévoyez 15 à 30 minutes à la fin (surtout pas à la va-vite en mettant son manteau). Quand vous avez généré suffisamment d'idées et décidé de vos étapes suivantes, vous pouvez passer à l'action. Sur un paper-board ou un tableau blanc, tracez une matrice à trois colonnes avec les titres QUI – QUOI – QUAND.
QUOI – correspond aux tâches à effectuer.
QUI – désigne le responsable des actions à effectuer.
QUAND – est la date à laquelle la tâche doit être achevée.
On commence par remplir quelle colonne ? Si vous avez choisi la colonne QUOI (ce qui serait tout à fait naturel) vous avez tout faux. Désolée... Nous cherchons à créer de l'engagement personnel, concentrons-nous d'abord sur les individus et non sur les actions.
1. En premier lieu, vous notez les noms des participants présents à la réunion dans la colonne QUI.
2. Ensuite, demandez à chaque participant les actions concrètes dont il veut se charger (plusieurs sont possibles) et inscrivez la réponse dans la colonne QUOI.
3. Puis, demandez à votre participant QUAND son action sera finalisée et notez la date dans la dernière colonne.
L'implication personnelle
Dans votre groupe, vous aurez des personnes dynamiques et volontaires, mais certainement aussi celles qui manifesteront peu d'enthousiasme face à l'engagement. A ces dernières, vous pouvez proposer de contribuer aux actions de leurs collègues, de les seconder. Si elles ne souhaitent toujours pas s'impliquer, vous pouvez vous interroger sur l'intérêt de la présence de ces personnes à votre réunion...
En mettant l'accent sur l'individu (plutôt que sur l'action), la suite de la réunion devient « l'affaire personnelle » des participants. Vous rendez vos collègues responsables des actions qui leur sont confiées. Ils sélectionnent eux-mêmes les tâches à réaliser, fixent leurs propres délais de réalisation, et le tout devant les collègues.
En tant qu'organisateur / animateur de la réunion, je vous incite vivement à prendre en charge le suivi des actions : points en équipe, individuels, hebdomadaires ou autre – à vous de choisir le mode qui vous convient le mieux. L'animation de vos participants suite à la réunion est importante afin de maintenir leur implication dans la durée.
Vous êtes convaincu ? Dans ce cas, il ne me reste plus qu'à vous souhaiter bonne utilisation de cet outil simple et efficace ! Si vous avez une interrogation, hésitation ou une modification à partager, n'hésitez pas. Votre retour d'expérience nous intéresse !